OVERLEGVERGADERING
RAAD VAN BESTUUR EN OR

NOTULEN – vastgesteld d.d. 14 juli 2010

Vergaderdatum                       16 juni 2010
Vergaderplaats                        Service Center, Middelburg

Aanwezig: dames Van Belle, De Groot, Passchier, Priester, Van Stee, Versteeg en de heren Van Dijk (voorzitter), Meeusen, Van Rijn en Wedekind
Afwezig: mevr. Bakhuizen,dhr. Van Beekum en Vogelezang
Notulist: mevr. Lapré, ambtelijk secretaris

1.	Opening en vaststelling van de agenda (voorzitterschap OR) De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering.

2.

Mededelingen Ondernemingsraad Nieuwe secretaris + ambtelijk secretaris Angelique Lapré is deze week gestart als ambtelijk secretaris. Jeanet Priester zal blijven fungeren als secretaris. Zoals eerder afgesproken zal de opzet en werkwijze in het najaar worden geëvalueerd. Financieel jaarverslag 2009 De OR heeft naar aanleiding van dit verslag nog een aantal vragen en zal hiervan een verslag maken. Aanwezigen spreken af dat dit op de volgende overlegvergadering op de agenda zal komen te staan Training OR In tegenstelling tot eerdere berichten gaat de OR nu op training op 4 en 5 november.

3.

Mededelingen Raad van Bestuur Terugblik MT-dagen Raad van Bestuur geeft vanuit de MT-beleidsdagen aan met de OR een gesprek te willen over de volgende stap in de ontwikkeling van Arduin. Namelijk dat niet alleen de cliënt centraal staat, maar de cliënt en zijn persoonlijk netwerk. Daarnaast wil de Raad van Bestuur de OR meenemen in de oriënterende fase waarin dit concept van Arduin wordt gerealiseerd en ook buiten Zeeland neergezet kan worden. Raad van Bestuur heeft aangegeven de OR in bovenstaande processen mee te willen nemen en stelt een gesprek voor. Aanwezigen spreken af dat dit in het najaar zal worden gepland. Externe audits 16 en 17 juni vinden er externe audits plaats binnen Arduin.

4.

Concept notulen 19 mei 2010 Samenstelling werkgroep Roostering Op een vraag hierover van de OR antwoord de Raad van bestuur als volgt: de werkgroep Roostering heeft reeds een advies geformuleerd. De volgende keer zal de OR eerder worden ingelicht en betrokken. Er wordt een quick-scan uitgevoerd om de samenhang van diverse onderdelen van de organisatie en wensen te onderzoeken, waarna binnen enkele weken het uiteindelijke programma bekend zal worden gemaakt. Met de komst van het nieuwe systeem zullen de PBL-uren ook overzichtelijker worden, hetgeen ook de voorwaarde voor een ander systeem van de Raad van Bestuur was. Mutaties in MOVE Op de vraag van de OR of is nagedacht over het feit dat sommige mutaties soms drie weken of langer in MOVE geeft dhr. Wedekind aan dat hier aan wordt gewerkt. Hierop vult hij aan dat het in het systeem niet mogelijk is om in de toekomst te muteren. Hij geeft aan in de gaten te zullen houden dat mutaties niet onnodig lang in MOVE blijven staan. Mevr. Bellen vult hierop aan dat zij een en ander zal checken bij de lijnmanager. Rooster/PIPA In de vorige OV heeft de OR aangegeven dat onrust en onvrede is over (de overzichtelijkheid van) het huidige rooster en de tellerstand in PIPA. Dhr. Wedekind geeft aan dat er een inhaalslag aan de gang is, het systeem wordt geactualiseerd. Enkele specifieke, individuele, gevallen zijn al wel in beeld bij het management. Regel bezetting team Supportwerkers tijdens vakantie Op de vraag van de OR waar deze regeling is te vinden antwoord de Raad van Bestuur dat dit een richtlijn betreft voor de managers. Deze richtlijn wordt met elke nieuwe medewerker afgesproken. De OR geeft verder aan dat de roosteraars hier ook van op de hoogte zouden moeten zijn. Hierop geeft de Raad van Bestuur aan dat de roosteraars hier ook een specifieke cursus voor hebben. De afspraak wordt verder meegenomen in het nieuwe roosterprogramma. Instemmingsverzoek bewegingsprogramma Het instemmingsverzoek bewegingsprogramma is naar de OR gegaan. Dhr. Wedekind geeft aan dat de bedrijfsfitness inmiddels is geregeld, ook voor partners. Adviesaanvraag protocol cameratoezicht De OR geeft aan de eerder aangegeven punten in de overlegvergadering niet te hebben teruggezien in een gewijzigd protocol. Het advies van de OR is om het protocol aan te vullen met een aandachtspuntenlijst. De Raad van Bestuur geeft aan – na verdere bespreking binnen het management - geen toegevoegde waarde gezien te hebben om het protocol aan te vullen met de door de OR gegeven suggesties. Het betreft een uitwerking van het protocol. De Raad van Bestuur deelt mee hetgeen vandaag ter vergadering is besproken mee terug te nemen. Transparantie ZZP De Raad van Bestuur geeft aan hierover te willen brainstormen. Hierbij moet antwoord komen op onder andere de vragen: Welke informatie heb je nodig om zelfsturend te zijn en waar zit het faciliterende aspect van de ondersteunende diensten? Idee OR aanwijzen taakverantwoordelijke inplannen werkoverleg De OR geeft aan een reactie op dit idee van de Raad van Bestuur te missen. Hierop geeft de Raad van Bestuur een andere suggestie, te weten dat dit bij de arboverantwoordelijke neergelegd zou kunnen worden. Dit voorkomt een extra handeling, aangezien er bij deze functionaris ook al de noodzaak aanwezig is voor werkoverleg. Aanwezigen spreken af dat de OR dit voorstel bespreekt in zijn vergadering op 30 juni as en dit in de volgende overlegvergadering terugkoppelt.

5.

Managementrapportage t/m april 2010 Raad van Bestuur heeft de rapportage tot en met april aan de OR gezonden en deze wordt besproken en nader toegelicht door de Raad van Bestuur. In deze toelichting wordt nader ingegaan op het belang om te sturen op formatie. Op de vraag van de OR over de stijgende lijn in de vervoers- en personeelskosten geeft de Raad van Bestuur aan dat er in deze rapportage nog geen rekening is gehouden met de nacalculaties en procuratieregeling. Aanwezigen zijn tevreden over de duidelijke opzet en inzichtelijkheid van het ziekteverzuim.

6.

RI&E De Raad van Bestuur laat weten dat het Plan van Aanpak naar aanleiding van de RI&E nog getoetst moet worden door de arbodienst. Dit zal gebeuren door een medewerker die bekend is met onze locatie. Alle managers maken een plan van aanpak en dit komt in september op de agenda. De Raad van Bestuur wil graag de reactie van de OR weten op het stuk. De OR geeft aan dat het stuk nog niet is besproken in de OR-vergadering. Dit staat gepland voor 30 juni a.s.. De aanvullende toelichting van vandaag kan dan worden meegenomen. De Raad van Bestuur benadrukt dat de voortgang belangrijk is en verzoekt om zo mogelijk eerder dan de volgende overlegvergadering een reactie te geven. Zodat de arbo-deskundige er eventueel eerder naar kan kijken. Aanwezigen spreken af dat dit onderwerp op de agenda komt van de overlegvergadering van juli 2010. De OR streeft er naar om reeds in de tussenliggende tijd een reactie te geven.

7,

Werkplek check De OR geeft aan het stuk over dit onderwerp nog niet te hebben ontvangen hetgeen voorafgaand aan deze vergadering wel werd verondersteld door de Raad van Bestuur. Er wordt een toelichting gegeven: Het stuk is een hulpmiddel voor de VGWM-commissie om in overleg te komen en te rapporteren. Er komt hiermee duidelijkheid over de stand van zaken met betrekking tot de medewerkers. De reactie van de OR is belangrijk, aldus de Raad van Bestuur. Aanwezigen speken af dat dit punt op de volgende overlegvergadering wordt besproken.

8.

Initiatiefvoorstel verhogen salarissen deel leerling Supportwerkers (initiatiefvoorstel leerlingen) De Raad van Bestuur geeft aan hierover een brief te hebben gestuurd aan de OR met de reactie op dit initiatiefvoorstel. Ter vergadering blijkt dat de OR deze brief nog niet in zijn bezit heeft. Brief wordt kort toegelicht en aanwezigen spreken af dat deze wordt opgezocht en terugkomt op de volgende overlegvergadering.

9.

Werkwijze vice-voorzitter en ambtelijk secretaris Dit punt is op verzoek van de Raad van Bestuur op de agenda geplaatst met als doel om met elkaar van gedachten te wisselen over de verwachtingen en taakverdeling. Zoals al eerder afgesproken vindt er over een half jaar een evaluatie plaats, naast het gegeven dat de aangestelde ambtelijk secretaris een proeftijd heeft.

10.

Regeling Werkoverleg De OR geeft aan dat er na de vergadering een schriftelijke reactie volgt op het verzoek tot instemming met betrekking tot de regeling Werkoverleg. Vooruitlopend hierop geeft de OR mondeling aan in te stemmen met de voorgestelde regeling. De OR refereert hierbij wel aan hetgeen reeds in een eerdere overlegvergadering is afgesproken over het feit dat de Raad van Bestuur en de OR samen van gedachten zullen wisselen over het begrip zelfsturing.

11. en 12

Werkgroep roostering + PBL-uren De Raad van Bestuur geeft aan dat de werkgroep Roostering reeds een advies heeft geformuleerd en geeft hierbij tevens aan dat de OR een volgende keer eerder zal worden ingelicht en betrokken. Als toelichting hierop geeft de Raad van Bestuur aan dat er een quick-scan wordt uitgevoerd om de samenhang van diverse onderdelen van de organisatie en wensen te onderzoeken. Hierna zal binnen enkele weken het uiteindelijke programma bekend worden gemaakt. Met de komst van het nieuwe systeem zullen de PBL-uren ook overzichtelijker worden, hetgeen ook de voorwaarde voor een ander systeem van de Raad van Bestuur was.

13.

Inspectiebezoek Prelaatweg 6, Westkapelle, conceptrapport In het rapport wordt gesproken over een beleidsnota, opgesteld in april 2010, met de titel “Vrijheid” Stichting Arduin en met de ondertitel “Blijvend streven naar afbouw vrijheidsbeperkende maatregelen”. Op een vraag hierover van de OR spreken aanwezigen af dat deze nota wordt ingebracht en besproken in de overlegvergadering. Het stuk zal aan de OR ter beschikking worden gesteld.

14.

Notitie ouder wordende cliënt Raad van Bestuur heeft de OR een notitie ter kennisneming toegestuurd en ter vergadering een toelichting gegeven. Het is een eerste aanzet van een inventarisatie. In september 2010 zullen hierop studenten uit Gent deelonderzoeken doen. Resultaten worden meegenomen in de definitieve notitie. Raad van bestuur zal alle aspecten meenemen met inachtneming van de (on)mogelijkheden. Als reactie adviseert de OR vervolgens tevens aandacht te hebben voor de verhouding van de personele bezetting en verder eventuele scholing bij intensievere zorg in de laatste levensfase en hogere frequentie overlijden cliënten.

15.

Personeelsbijeenkomst De OR en de Raad van Bestuur brainstormen over de achterban-, personeelsbijeenkomsten in het algemeen en het (vergroten van het) rendement voor de OR hiervan in het bijzonder. Aanwezigen spreken af dat eind van het jaar opnieuw zal worden gebrainstormd over de achterbanbijeenkomsten.

16.

Nagekomen punten De Raad van Bestuur heeft op 15 juni jl aan de OR advies gevraagd over het voornemen om een WGA - eigen risicoverzekering voor Arduin aan te gaan. Het resultaat zal een vermindering van de vaste kosten van Arduin zijn. Ter vergadering geeft de Raad van Bestuur een inhoudelijke toelichting en benadrukt dat er haast is geboden met de beslissing. Het verzoek is op de valreep gedaan aangezien het veel tijd heeft gekost om een en ander uit te zoeken. Voor 1 juli zal de Raad van Bestuur actie moeten ondernemen. De OR begrijpt uit de mondelinge toelichting dat er voor de medewerkers niets zal veranderen. Aanwezigen spreken af dat de OR zo spoedig mogelijk een schriftelijke reactie zal geven.

17.

Rondvraag Aanvullende mededeling: de Raad van Bestuur en de OR hebben afgesproken om de geplande overlegvergadering van 15 december 2010 te gebruiken voor brainstormen. Naar aanleiding van de vraag van de OR wie de waarnemer zal zijn van mevrouw Van Belle, antwoordt zij dat dit dhr. Van de Waal is geworden. De OR geeft aan nog niet de beschikking te hebben over de eerder opgevraagde personele regelingen. Dhr. Wedekind spreekt met de ambtelijk secretaris af dat laatstgenoemde contact met hem kan opnemen hiervoor.

18.	Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.