AANWEZIG: de heren Van Akkeren, Van den Beemt (voorzitter), Boon, Brouwer, Fey, Meyboom en De Swart en de dames Van Sorgen, Van Voorst Vader en Marlissa (verslag)

AFWEZIG: de heren Lebon, Scheuerman en Vermeulen

1. OPENING
De voorzitter heet allen welkom.

2. VASTSTELLEN AGENDA
Het voorstel agendapunt 04 eerst te behandelen en daarna agendapunt 03 wordt akkoord bevonden. Voor het overige zal de agenda ongewijzigd worden aangehouden.

4. NOTULEN 06-04-2004
Tekstueel en naar aanleiding van:
Blz. 01; agendapunt 03; Persoonlijk Plan, 2e alinea, 4e zin:
Toevoegen - dat het heel lang geduurd heeft -
Blz. 02; agendapunt 03; Persoonlijk Plan:
De orthopedagoog neemt de PA waar bij ziekte en afwezigheid. Welke pedagoog aan welke cliënt is gekoppeld zou bekend moeten zijn. De bestuurder zal dit laten checken.
Naar aanleiding van de overweging tot een cursus persoonlijk plan voor ouders kan de bestuurder desgevraagd melden dat deze mogelijkheid ouders geboden gaat worden.
Blz. 03; agendapunt 04; naar aanleiding van:
De 0-meting komt terug bij de behandeling van het kwaliteitsmodel.
Ten aanzien van het onderzoek door Stichting Perspectief in week 27 is door de betrokken leden van de Cliëntenraad nog niets vernomen. De bestuurder geeft aan dat Perspectief zelf de planning ter hand neemt en dat er waarschijnlijk wel spoedig contact zal zijn.
Blz. 04; agendapunt 08; MIC:
Informatie inzake de MIC komt terug bij behandeling kwaliteitsjaarverslag.
Blz. 04; agendapunt 09; voordracht diverse commissies:
Het voorstel van de Cliëntenraad dat de voorzitter voorlopig zitting neemt in de adviescommissie dienstverlening & communicatie wordt door de bestuurder akkoord bevonden met de opmerking dat het eigenlijk de bedoeling was dat de Cliëntenraad iemand zou voordragen en niet dat er een lid van de Cliëntenraad zitting zou nemen.
De Cliëntenraad zou e.e.a. echter eerst even willen bezien vooraleer er iemand van buiten de raad wordt voorgedragen.
Blz. 04; agendapunt 12; achterbanvergadering:
De Cliëntenraad informeert naar de ingangsdatum van de datum indiensttreding van cliënten.
De bestuurder wil dit samen laten hangen met de startdatum van de verschillende dagbestedingsprojecten. Zodra dit en dus ook de jubileumdatum bekend is zal dit aan de cliënten worden kenbaar gemaakt.
Blz. 05; agendapunt 11; Pilot:
2e alinea, 2e zin het woord 'eigenstandig' wijzigen door 'op zichzelf'.
Met de tekstuele wijzigingen wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld.

3. JAARREKENING 2003/ KWALITEITSJAARVERSLAG 2003
Jaarrekening
De bestuurder wil graag vooraf meedelen dat op eerdere vraagstellingen van de Cliëntenraad om de gegevens binnen de jaarrekening op een andere wijze te presenteren (zodat gemakkelijker een vergelijking gemaakt zou kunnen worden met de gegevens uit de begroting) door hem altijd is aangegeven dat dit niet mogelijk zou zijn, omdat volgens de hem doorgespeelde informatie rekening gehouden moest worden met bepaalde regels voor het opstellen en presenteren van deze gegevens. De werkelijk reden bleek te liggen in het feit dat de opstellers er nu dus meer werk aan hebben.
Buiten dit feit geeft de bestuurder aan dat de jaarrekening altijd minutieus wordt nagelopen door de accountants. Voor de Cliëntenraad zal het verslag dat erbij zit wellicht interessanter zijn. Voorgesteld wordt om de jaarrekening naast wat algemene opmerkingen per bladzijde door te nemen.

Algemeen:
De voorzitter van de cliëntenraad is Arduin erkentelijk voor de nieuwe opzet van de jaarrekening die zich nu inderdaad gemakkelijker met de begroting laat vergelijken. In het gesprek met de heer De Swart is aangegeven dat voor volgende jaar gehoopt wordt op een nog betere versie (er zit nu nog wat 'vervuiling' in met betrekking tot de gegevens van de Arduinse Bedrijven en Arduintax). Het resultaat mag netjes genoemd worden; wat opvalt is dat de taxikosten flink omhoog zijn gegaan. De cliëntenraad wil hierbij aangeven dat er goed gekeken moet worden hoe deze kosten in de hand te houden zijn.
De bestuurder geeft hierop aan dat dit momenteel zeker de aandacht van het MT heeft. Dat is op zich best moeilijk, want ga je ingrijpen in het vervoer, dan gaat dat onmiddellijk ten koste van het welbevinden van de cliënten.
Hierop geeft een lid van de raad aan dat TCR veel fouten zou maken. De aanwezige managers wijzen er in dit verband op dat klachten wel gemeld moeten worden, omdat er anders niets mee gedaan kan worden. Er is hiertoe een speciaal e-mail adres en wekelijks heeft één van de lijnmanagers hiervoor een telefonisch spreekuur.
Tevens wordt aangegeven dat het wellicht ook zou schelen als de chauffeurs even een belletje zouden geven als de rit uitloopt.
Inhoudelijk zou de cliëntenraad graag nog nader inzicht willen hebben in de post advieskosten. Hiervoor is € 80.000,= begroot en de werkelijke kosten liggen aanzienlijk hoger. De bestuurder zegt toe deze post te laten specificeren. Daarnaast heeft hij zelf nog een omissie in zowel het financiële - als het kwaliteitsjaarverslag en dat betreft de vermelding van commissies. Hier wordt eigenlijk altijd de familiecommissie Borssele vergeten. Dit zal in volgende exemplaren worden hersteld.
Met bovengenoemde opmerkingen wordt het financiële deel van de jaarrekening door de cliëntenraad van een positief advies voorzien.

Jaarverslag Raad van Bestuur/Raad van Toezicht:
Blz. 03 onderaan, wordt gesproken over SG-indicatie. Wat is dat?
SG-indicatie = Sterk gedragsgestoord.
De raad stelt voor afkortingen bij de eerste vermelding voluit te gebruiken.
Blz. 04 halverwege, wordt gesproken over de inzet van Melkertmedewerkers. Hoe 'gevaarlijk' is deze inzet voor het organisatieproces; wat als we er geen gebruik meer van kunnen maken?
De bestuurder geeft aan dat het de bedoeling was deze banen na de 'omslag' geleidelijk (als er een Melkertmedewerker weg zou gaan) om te zetten in reguliere banen. Vanwege gewijzigde regelgeving zouden de gemeenten deze banen nu graag willen hebben; Arduin is hier met de afzonderlijke gemeenten nog over aan het praten.
Blz. 04 4e alinea, staat dat de belangen van cliënten met een chronische ondersteuningsvraag nog beter behartigd dienen te gaan worden. Worden deze mensen achtergesteld bij anderen en is dit een verwijzing naar het supportbureau?
In het huidige systeem is het inderdaad zo dat de belangen van deze mensen niet optimaal worden behartigd. Het supportbureau kan daar verandering in brengen.
Op blz. 05 wordt staat dat er 19 cliënten 'buiten' Arduin werken. Dat is maar 3%.
De bestuurder geeft aan dat een aantal van 19 eigenlijk al veel is, gezien de moeite die gedaan moet worden om dit voor elkaar te krijgen.
Met betrekking tot blz. 06 bovenaan, geeft de raad aan dat het (wellicht onterecht) aanbieden van vervoer woon- werkverkeer, vanwege de kosten die dit met zich meebrengt, in de gaten gehouden moet worden.
Blz. 08 bovenaan geeft aan dat het behaalde resultaat voor een belangrijk deel bestaat uit incidentele en niet begrote baten. Hoe incidenteel zijn deze baten dat ze niet begroot kunnen worden?
Er zijn altijd 'naijleffecten' op de jaarrekening. Bijvoorbeeld de kleinschaligheidstoeslagen die in 2003 zijn toegekend over de jaren 2002 en 2003. Of de SGLVG-toeslagen die met terugwerkende kracht worden toegekend.
Op blz. 09 wordt melding gemaakt van een Steunstichting Arduin. Deze is onbekend bij de Cliëntenraad.
De bestuurder geeft een toelichting op het ontstaan van de Steunstichting (een voortvloeisel op de 'echtscheiding' met de SVRZ. Vanuit deze stichting mogen alleen gelden worden aangewend voor doelen die ten goede komen van cliënten. Het mag geen zaken betreffen die binnen de AWBZ-financiering vallen.

Met het doorspreken van alle vragen en opmerking geeft de Cliëntenraad een positief advies af voor de financiële jaarrekening.

Kwaliteitsjaarverslag
De voorzitter van de cliëntenraad geeft aan het van opzet en inhoud een goed verhaal te vinden. Een waardevolle aanvulling zou kunnen zijn om bij de epiloog een vergelijking met het voorgaande jaar te maken en enkele speerpunten voor het volgend jaar te benoemen.
De bestuurder reageert hierop door aan te geven dat geprobeerd is met dit verslag al een beetje vooruit te lopen op het in ontwikkeling zijnde kwaliteitshandboek en de op handen zijnde certificering, waarbij uiteraard verbeterpunten terug komen die ook steeds te volgen zijn.
De Cliëntenraad heeft reeds eerder nadere informatie gevraagd met betrekking tot de MIC (melding incidenten cliënten). Van het jaarverslag (blz. 11) wordt men niet veel wijzer.
De bestuurder zal voor een volgende vergadering hiervan gegevens beschikbaar stellen en meldt dat dit punt de voortdurende aandacht heeft.
Op blz. 27 komt de cursus persoonlijk assistent aan de orde. In hoeverre is deze cursus verplicht?
De cursus is niet verplicht. Kosten zijn voor rekening van Arduin, er wordt van de cursisten een tijdsinvestering gevraagd. De cursus bestaat uit 2 delen, een inhoudelijk en een technisch gedeelte. Dit laatste is niet nodig als de mensen al computervaardig zijn. De kennis met betrekking tot het inhoudelijke deel wordt steeds gecheckt door de 'trainers on the job' en die trekken aan de bel als dit niet voldoet. Als je deze cursus verplicht gaat stellen zit hier direct weer een kostenplaatje aan verbonden.
Met betrekking tot bijlage 2 op blz. 12 wordt opgemerkt dat door de externe instantie die de toetsing heeft gedaan is aangegeven dat Arduin trots mag zijn op de resultaten. De fysieke belasting heeft geen uitkomst, omdat deze niet gemeten is geweest.

KWALITEITSHANDBOEK ARDUIN
In samenspraak met en naar aanleiding van de bevindingen van bureau Veritas vindt er momenteel nog een bijstelling plaats, waarna dit in juli/augustus tot certificering zal leiden. Er is een 0-meting met verbeterpunten die z.s.m. aan de leden zal worden verzonden.
Daarnaast zal Arduin, na certificering, jaarlijks gewikt en gewogen worden wat zal resulteren in een jaarlijkse rapportage. De heer Meyboom geeft een demonstratie van het ISO-track.
Met betrekking tot het handboek wordt de vraag gesteld hoe je de tevredenheid van de belanghebbenden kan meten (blz. 04). De heer Meyboom geeft hierop aan dat als de kwaliteit van de organisatie op een hoog peil staat, dit zijn weerslag heeft op de cliënten. Natuurlijk zijn dit soort zaken heel moeilijk op de gangbare wijzen te meten, aldus de bestuurder. Bureau Veritas is inmiddels ook enthousiast geraakt om met betrekking tot dit soort metingen bijvoorbeeld de dimensies van Schalock (kwaliteit van bestaan) als uitgangspunt te gaan nemen. Dat zit eigenlijk ook in de Pilot van VWS verweven.
Afgesproken wordt dit punt iedere vergadering terug te laten komen.

5. MEDEDELINGEN

Cliëntenraad
- Mevrouw Snoeker is onlangs afgestreden als lid van de Cliëntenraad. Binnen de achterbanvergadering is gezocht naar vervanging, maar dit is helaas niet gelukt.
- Volgens het verkiezingsreglement zouden er dit jaar 3 van de 6 raadsleden moeten aftreden en zouden er verkiezingen gehouden moeten worden. De bestuurder merkt op dit een vreemde zaak te vinden en dit zal zowel door de raad als door de bestuurder op juistheid worden nagelopen.

Raad van Bestuur
- Onder het cliëntenbestand is de woonbehoefte in Zeeuws Vlaanderen geïnventariseerd. Dit heeft erin geresulteerd dat Arduin voor 6 cliënten op zoek is naar woonruimte in deze regio.
- Naar aanleiding van goede ervaringen met nieuwe kleinschalige SG (sterk gedragsgestoord) projecten is de discussie inzake de grootschaligheid van de boerderij in Aagtekerke aangezwengeld. Het voornemen is deze locatie te bestemmen voor het vakantieproject en voor de SG-doelgroep 3 nieuwe kleinschalige locaties te zoeken.
Vanuit de Cliëntenraad wordt opgemerkt dat hier wel goed over moet worden nagedacht; het mag niet ten koste gaan van de cliënten.


6. INGEKOMEN POST
Betreft de reeds behandelde stukken; de jaarrekening, het jaarverslag/kwaliteitsjaarverslag en het kwaliteitshandboek.

7. ZORGVERLENINGSOVEREENKOMST
In eerste instantie heeft de Cliëntenraad enige aanbevelingen met betrekking tot (opzeg)termijnen die toegevoegd zouden kunnen worden aan de overeenkomst. Na enige toelichting van de zijde van de bestuurder wordt aangegeven de overeenkomst te houden zoals deze nu wordt gehanteerd.

8. PILOT
De bestuurder heeft morgen samen met een vertegenwoordiger van VWS gesprekken met het Zorgkantoor en het RIO. Er wordt afgestemd hoe zij tegen het verhaal aankijken.
De Cliëntenraad heeft met betrekking tot de Pilot de vraag hoe de medezeggenschap geregeld gaat worden als het tot nieuwe/andere vormen van samenwerking gaat komen.
De bestuurder stelt dat het punt medezeggenschap uiteraard lopende de rit nog verder zal worden uitgewerkt.
Tevens vraagt de Cliëntenraad zich af of zij inzage krijgt in de externe kwaliteitstoetsingen (Perspectief) die tijdens de Pilot gedaan zullen worden.
De bestuurder stelt dat zowel de begeleidingscommissie als Perspectief rechtstreeks zullen rapporteren aan VWS en dat hijzelf steeds mondelinge toelichting zal geven in de overlegvergaderingen.
Bij de installatie van de begeleidingscommissie kan natuurlijk gecheckt worden of er bezwaar is tot verstrekking van de notulen van deze commissie aan bijvoorbeeld de Cliëntenraad/Ondernemingsraad.

9. ACHTERBANVERGADERING CLIËNTEN
Geen nieuws te melden.

10. WAT ER VERDER TER TAFEL KOMT
De Cliëntenraad heeft vorige wek overleg gehad met het bestuur van de familievereniging en steunt hen in hun project 'ouders met ouders' (WOI).
Volgens afspraak wordt er nog een gesprek gepland met de Raad van Bestuur en het bestuur van de familievereniging. Tevens zal de bestuurder hen een kopie van de zorgverleningsovereenkomst doen toekomen.

11. RONDVRAAG
Wordt geen gebruik van gemaakt.

12. SLUITING
De voorzitter sluit, de aanwezigen dankend voor hun inbreng, de vergadering.