AANWEZIG:
Vanuit de Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle
Vanuit de Cliëntenraad: de dames Goetheer, Klapwijk en Van den Bos en de heren Van Akkeren, Van der Beek, Eeftens, Lerech, Maijs, Ouwerkerk (voorzitter), Tanihatu en Witkam.  
Namens LFB Onderling Sterk: de dames Lahr en Scholtz en Kaptein.
Notuliste: mevrouw Scheele

01.    OPENING EN VASTSTELLING AGENDA
De heer Ouwerkerk heet iedereen welkom.
In het bijzonder de heer Lerech als nieuw lid in de Cliëntenraad. Mevrouw Kaptein is vandaag aanwezig om kennis te maken met de CR  als opvolgster van mevrouw Lahr. Een kennismakingsronde volgt.
 
02.    THEMA: Kwaliteit – terugkoppeling vanuit de onderlinge vergadering.
In de onderlinge vergadering is door dhr. Wedekind, manager PO&O, uitleg gegeven over het onderwerp kwaliteit. Vanuit de CR zijn hierover nog vragen waarop de bestuurder antwoorden geeft:

• Kwaliteitssysteem: een audit is een onafhankelijke controle om te kijken of alles goed geregeld is op de woningen en in de bedrijven. Audits worden regelmatig en soms ongevraagd (op verzoek van de manager) door de kwaliteitsmedewerkers gedaan.
  De kwaliteitsmedewerkers controleren alles wat op een lijst staat en schrijven op wat goed en wat niet goed is en maken hierover
  afspraken. Het auditverslag sturen zijn naar de bestuurder en de managers. Als het nodig is nemen de managers maatregelen zodat verbeteringen volgen.  Meestal komt er dan een vervolgaudit om te controleren of alles op orde is en de afspraken zijn nagekomen. Bij een audit kunnen zowel medewerkers als cliënten betrokken worden. Audits worden soms ervaren als controle, maar blijken achteraf voor de medewerkers een stimulans om met verbeteringen aan de slag te gaan.

• Kwaliteit ondersteuning door Arduin:
  . stel dat een cliënt of ouders niet tevreden zijn over de kwaliteit van de ondersteuning? Dan kunnen zij gaan praten met de orthopedagoog of de manager.
  Een aandachtspunt is de communicatie, vooral voor nieuwe cliënten/ouders. De bestuurder zegt dat hieraan gewerkt wordt.    
  . Hoe meet men of een cliënt het naar zin heeft? Dit is een gevoelswaarde en is moeilijk te meten. Door de open communicatie die er binnen Arduin is komen positieve of negatieve geluiden bij de orthopedagoog terecht. Er is geen onafhankelijke toets van buitenaf, maar kwaliteit is steeds onder de aandacht.  Meldingen rondom agressie e.d. worden door het management scherp in de gaten gehouden.
  . Veiligheid woning en werk: op iedere woning en bedrijf is er een taakverantwoordelijke die weet hoe alles werkt. Als hierover klachten zijn, moeten die gemeld worden bij de betreffende medewerker of bij de manager.     

Alle vragen over het thema kwaliteit zijn hiermee voor de CR voldoende beantwoord.  

03.    MEDEDELINGEN
Mededelingen vanuit de Raad van Bestuur:   

3.1 Prijsvraag Ondersteuningsplan van het jaar
Arduin heeft het ondersteuningsplan ingestuurd voor deze prijsvraag, maar is helaas niet genomineerd. In het juryrapport staat uitgelegd waarom Arduin niet gewonnen heeft. De bestuurder wil, voordat zij het rapport aan de CR stuurt, eerst weten wat de leden van de CR vinden van het ondersteuningsplan. Afgesproken wordt dat de bestuurder de vragen over het ondersteuningsplan zal doormailen aan alle leden. Iedereen mailt haar/zijn antwoorden door aan de voorzitter. In de eerstvolgende vergadering worden de antwoorden besproken.  

3.2 Vacature manager
Wegens pensionering gaat de manager mevrouw Murre per 1 juni a.s. weg bij Arduin.  Er wordt gezocht naar een nieuwe manager. Vanuit CR zal mevrouw Goetheer deelnemen aan de selectiegesprekken. De bestuurder legt uit dat de voorkeur voor een nieuwe manager uitgaat naar een vrouw. De reden hiervoor is dat het merendeel van het personeelsbestand van Arduin vrouwen zijn en gezien de samenstelling van het managementteam. Voor mevrouw Murre wordt een afscheidsfeestje georganiseerd. Datum en nadere gegevens volgen nog en iedereen is dan welkom om afscheid van haar te nemen.

3.3 Cruyff Court voor sportiefste zorginstelling
Op 6 januari jl. is Arduin verkozen tot sportiefste zorginstelling in Nederland. Arduin mag een Cruyff Court in Middelburg laten aanleggen.
Bij de verkiezingen waren een aantal landelijke partijen en de staatssecretaris Bussemaker actief betrokken. De bestuurder zal de CR informeren over de aanleg van het voetbalveldje.

3.4 Aardgasbus
Op 22 januari jl. heeft TCR samen met Arduin en de Gemeente Middelburg één van de eerste aardgasbussen in Nederland in gebruik genomen voor kleinschalig personenvervoer. Duurzaamheid is dit jaar een belangrijk thema en Arduin hoopt door ‘schone bussen’ hieraan een steentje bij te dagen.

3.5 Vrijwilligers – nieuwe opzet
De bestuurder heeft met de voorzitters van de CR en de Familievereniging en de betrokkenen managers gepraat over een nieuwe opzet vrijwilligers. Vrijwilligers moeten opgenomen worden in het sociaal netwerk van de cliënt. Afgesproken is dat het managementteam komt met een voorstel en zij sturen dit naar de voorzitters CR en de Familievereniging. Dit onderwerp komt terug op de agenda.    

Mededelingen vanuit de Cliëntenraad:

3.6 Vacature Kiesgroep Extramurale cliënten
In de onderlinge vergadering heeft de CR al kennisgemaakt met de heer Lerech. Vandaag benoemd de bestuurder de heer Lerech officieel als lid CR in de Kiesgroep extramurale cliënten. Als welkom ontvangt hij een boeket bloemen. Na de sluitingstermijn had zich nog een andere kandidaat gemeld. De voorzitter zal deze kandidaat  bellen om uitleg te geven over de gang van zaken rondom de benoeming lid Kiesgroep Extramurale cliënten.    
Bloemen zijn er ook voor mevrouw Kaptein als welkom in de CR.
 
04.    INGEKOMEN STUKKEN

4.1 Notitie Schorsing / Ontslag cliënten
Vanuit de CR zijn er vragen over deze notitie waarop de bestuurder antwoord geeft:

Deze notitie moet Arduin van de Inspectie maken. Daarnaast heeft ook het Zorgkantoor strengere regels gemaakt voor indicaties en ZZP’s.  Als het Zorgkantoor geen indicatie afgeeft,  krijgt Arduin geen geld om deze cliënt ondersteuning te bieden. Arduin zal er alles aan doen om cliënten niet te schorsen en zoeken naar oplossingen. Soms ontstaan er een gevaarlijke situatie en moet Arduin toch deze allerlaatste maatregel nemen en de cliënt schorsen. MEE Zeeland kijkt dan met Arduin mee om deze cliënt te helpen. 
Aan de cliëntvriendelijke versie zal nog worden toegevoegd dat:  
bij problemen naar een passende plek voor een cliënt wordt gezocht en niet gewacht wordt tot de situatie vastloopt. Ook toevoegen dat ouders betrokken worden bij een schorsing van een cliënt.   
De notitie moet gezien worden als een richtlijn die alleen gebruikt wordt als er echt niet anders kan.   

4.2 Notitie Communicatie – advies
De bestuurder legt uit dat er geen notitie communicatie was en tot nu toe dingen ad-hoc gedaan werden.  Om de communicatie binnen Arduin te stroomlijnen is deze algemene notitie gemaakt ; verdere uitwerking volgt nog. Allereerst  zullen de website en e-mailverkeer worden aangepakt om de communicatie binnen Arduin te verbeteren. 
Vraag vanuit de CR: wat is crisiscommunicatie?
Dit is de externe communicatie bij calamiteiten. Arduin moet hierop beter anticiperen en goed voorbereid zijn zodra er vragen van pers, politie komen.

4.3 Ingekomen brief van de heer Beek
Dhr. Beek stelt vragen over drie vormen van media:
- postbehandeling voor cliënten
Post wordt niet altijd adequaat afgehandeld. Soms is er onvoldoende ondersteuning vanuit de medewerkers voor bijv. het voorlezen van een brief voor cliënten.  
De bestuurder zal deze opmerking doorgeven aan de orthopedagogen met het verzoek hierop toe te zien.
- internetaansluitingen in woningen
Iedere woning heeft een internetaansluiting. Vanwege extra kosten is een individuele aansluiting voor een cliënt niet altijd mogelijk.
In het persoonlijk plan kunnen ouders de PA-er verzoeken om de cliënt te ondersteunen bij het lezen van brieven en email.  De bestuurder wijst erop dat de Academie computercursussen geeft  voor cliënten.
- mobiele telefonie
Binnen Arduin is er geen collectieve inkoop mobiele telefoons voor cliënten.  Mobiele telefoons zijn kwetsbaar en de cliënt moet een eigen keuze kunnen maken en deze verantwoording kunnen dragen.

4.4 Nieuwsgevertje
Dit is een Nieuwsbrief uitgegeven door GEEVER over de geestelijke verzorging voor mensen met verstandelijke beperking. Ter informatie is deze nieuwsbrief verkrijgbaar bij de voorzitter.

4.5 DVD: praten over je veilig voelen
De heer van Akkeren vertelt dat deze dvd de moeite waard is om te kijken. De bestuurder gaat de dvd bekijken en komt hierop terug in de eerstvolgende vergadering.   

4.6  Bezoek aan de heer Feij
Vandaag hebben de bestuurder en de voorzitter een bezoek gebracht aan de heer Feij. Na het overlijden van zijn dochter mist hij de activiteiten rondom de CR, maar het gaat goed met hem.

05.    Begroting 2010 – vragen CR + antwoorden RvB
De aanvullende vragen vanuit de CR zal de bestuurder alsnog beantwoorden. Zij zal de antwoorden per mail sturen naar de leden van de commissie: mevrouw Goetheer en de heren Ouwerkerk en Van Akkeren.   

06.    Behandelcentrum Arduin, stand van zaken
Vanmiddag was er een Open Middag Behandelcentrum aan de Prelaatweg in Westkapelle. Vanuit de CR was mevrouw Klapwijk aanwezig. Deze weken worden medewerkers getraind en de theorie geleerd. De praktijk start op 8 februari a.s., dan komen de eerste vier bewoners.
De contacten met de Gemeente Veere zijn goed. Gesproken is over planschade, maar de jurist schat het risico voor het behandelcentrum niet groot in. Waardevermindering van omliggende huizen is in de praktijk meestal niet aan de orde.
Naast het behandelcentrum is gezocht naar een woning voor crisisopvang (satellietwoning). Gekozen is voor de locatie Hazenberg omdat binnenkort 11 bewoners verhuizen naar de boerderij Nisse en voor deze woning al een gebruiksvergunning afgegeven is.

07.    Evaluatie kwaliteit eenvoudig taalgebruik
De voorzitter vertelt dat in de onderlinge vergadering hierover discussie was. De cliënten vinden dat er vaak moeilijke woorden in de stukken staan. De voorzitter wil alle stukken (ook ingewikkelde stukken) lezen en niet alleen de cliëntvriendelijke versie.
De bestuurder zegt dat met de managers is afgesproken dat iedereen cliëntvriendelijk moet kunnen schrijven. Dit kost tijd en moet groeien. Zij gaat kijken of de Academie hiervoor een training kan geven. Als het nodig is wil de heer Witkam hierbij helpen. 
Afgesproken wordt dat voortaan de cliënten de cliëntvriendelijke versie krijgen en de wettelijke vertegenwoordigers ook de originele stukken krijgen. Tijdens iedere vergadering komt het onderwerp eenvoudig taalgebruik terug, zodat de cliënten zelf kunnen reageren op de stukken.

08.    Concept-verslag Overlegvergadering Cliëntenraad en Raad
         van Bestuur op 25 november 2009 + Samenvatting + Actielijst
Blz. 8 Verhoging kasgeld
Mevrouw Scholtz  zegt dat het kasgeld nog niet klopt. Eerst was het aangepast, maar nu heeft zij weer het oude bedrag gekregen. Afgesproken wordt dat zij de mail hierover doorstuurt naar de bestuurder; die dit gaat uitzoeken.

Actielijst:
Punt 18. Introductiebijeenkomsten voor nieuwe cliënten
Dit regelt de betreffende woning/bedrijf zelf. Arduin organiseert  jaarlijks een Open Dag en dan kan iedereen een kijkje komen nemen in een aantal bedrijven. Bovendien komt er in het Arduinblad een rubriek over een aantal woningen en bedrijven.
Punt 27: Sportfaciliteiten
Het is nog niet mogelijk om voor cliënten, net als voor medewerkers, collectief gebruik te maken van sportfaciliteiten bij sportscholen e.d.  Sport staat wel op agenda 2010:  opening Cruyff Court, Academie geeft cursus bewegen en gezonde voeding. Eind 2011 terugkoppeling sportactiviteiten agenderen.
Punt 31: Onderzoek zeg het ons
De bestuurder vindt het een goed idee om nogmaals een toetsing te doen. Wel moet vooraf gekeken naar de kosten. Zij vraagt een offerte aan en daarna komt dit onderwerp opnieuw op de agenda.
Punt 47: Rechtelijke Machtiging (RM)
Binnen Arduin hebben ongeveer 20 tot 25 cliënten een RM.

09.    Rondvraag
9.1. Dhr. Lerech: welke sportfaciliteiten heeft Arduin voor extramurale kinderen? Voor individuele vragen op sportgebied kan men terecht bij Geert Bouwman,  fysiotherapeut Arduin.
9.2. Dhr.  Van Beek: is er voldoende aandacht voor de kostenpost medicijngebruik? Binnen Arduin is hiervoor volop aandacht:  de BOPZ-arts, dhr. De Doelder, scant systematisch dossiers van cliënten. Daarnaast hebben cliënten hun eigen huisarts die let op het medicijngebruik. In uitzonderlijke gevallen wordt advies gevraagd bij het CCE.   
9.3. De heer Witkam: hij vertelt dat hij een leerfilm gaat maken over PND-NOS die straks als instructie gebruik kan worden.
9.4. Mevr. Van Belle: waskosten. Zij vraagt toestemming om het bedrag dat nu in rekening wordt gebracht bij de cliënten te verhogen van € 22,69 naar € 23,50. De CR stemt hiermee in.
9.5. Dhr. Maijs – klacht. Hij is niet tevreden over hoe de chauffeurs van TCR met hem omgaan. Op zijn klacht hierover heeft hij nog niets teruggehoord. Vraag vanuit CR: is er binnen Arduin in algemene zin een goed functionerende klachtenlijn en hoe gaat men om met klachten over bejegening? De bestuurder zegt dat klachten altijd doorgegeven moeten worden aan de managers. Zij handelen de klachten af.  Zij zal de opmerkingen  over bejegening neerleggen bij de managers. Wat het vervoer betreft: hierover is intensief contact is met TCR. Na de invoering van het nieuwe systeem zijn er veel minder klachten.
9.6. Dhr. Ouwerkerk
- adresgegevens leden CR.  De adresgegevens van de heer Lerech worden aan de lijst toegevoegd en een nieuwe lijst aan alle leden toezonden.
- Jaarcyclus. Jaarcyclus met thema’s wordt in 2010 gevolgd.
- Werkbezoek plannen. Een datalijst  wordt rondgestuurd.

Tenslotte wordt afscheid genomen van Linda Lahr. De bestuurder en leden CR bedanken haar voor al haar werkzaamheden. Als dank krijgt zij een prachtig boeket bloemen. Alle leden vinden het een goed idee dat Angela Kaptein vanaf nu de cliënten gaat ondersteunen in de Cliëntenraad.

Sluiting
De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng.