NOTULEN OVERLEGVERGADERING
CLIENTENRAAD / RAAD VAN BESTUUR ARDUIN
OP 26 mei 2010

AANWEZIG: vanuit de Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle
Vanuit de Cliëntenraad: de dames Van den Bos, Klapwijk en de heren Van Akkeren, Van der Beek, Eeftens, Lerech, Maijs, Ouwerkerk (voorzitter), Tanihatu en Witkam
Namens LFB Onderling Sterk: mevrouw Scholtz
Te gast vanuit de Raad van Toezicht:
mevrouw De Lange en de heer Tijmstra
Notuliste: mevrouw Luyk

AfWEZIG: de dames Goetheer en Kaptein

01.    OPENING EN VASTSTELLING AGENDA
De heer Ouwerkerk heet iedereen welkom. In het bijzonder mevrouw
De Lange en de heer Tijmstra. Zij zijn aanwezig vanwege het jaarlijks bezoek dat een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aan de vergadering van de Cliëntenraad brengt.
Er zijn geen wijzigingen op de agenda, zodat deze wordt vastgesteld.

02.    T H E M A – terugkoppeling naar aanleiding van onderlinge vergadering: Financiën
De heer De Putter heeft uitleg gegeven in de onderlinge vergadering over de jaarrekening. Door het ontbreken van het financieel jaarverslag
2009 was het lastig te volgen. Het jaarverslag is alsnog bij de vergaderstukken van dit overleg verstrekt.
Opgevallen is dat de afgelopen drie jaar het aantal cliënten gelijk is gebleven. Het personeelsbudget blijkt in 2 jaar tijd 8% te zijn gestegen evenals het aantal personeelsleden.
Volgens mevrouw Van Belle is de stijging van personeelskosten te wijten aan de stijging van het aantal zwaardere cliënten. Deze stijging is indirect een stijging van het aantal cliënten, zij nemen een forser budget mee. Dit zijn intramurale cliënten. Arduin is uiterst secuur op personeelskosten. Een goede registratie voor intra- en extramurale cliënten is noodzakelijk en vraagt goed personeel.
De financiële meevaller van het behandelcentrum is duidelijk uitgelegd echter de meevaller van 1,5 miljoen is voor de Cliëntenraad niet
helemaal duidelijk. De meevaller komt door kleinschalig wonen. Het verkopen van een aantal woningen en een budgetverruiming. De
Cliëntenraad ziet in de jaarrekening de grote bedragen niet goed terug.

De bestuurder vertelt dat er wordt gewerkt aan beter te begrijpen managementrapportages. Dat kan door het meer gebruiken van
grafieken en staafdiagrammen. De bedoeling is dat in september deze nieuwe rapportagevorm wordt gebruikt.

De Cliëntenraad heeft gediscussieerd over de bezuinigingen. Overal worden de duimschroeven aangedraaid. De Cliëntenraad verwacht dat
zorg achteruit gaat. Zij wil weten of ook Arduin hierover nadenkt.
Mevrouw Van Belle bevestigt dit. Er wordt gekeken naar de systemen. Kloppen bijvoorbeeld de roosters zodat er geen dubbele betalingen plaatsvinden. Het sociaal netwerk van de cliënten. Moet dat niet sterker? Is dagbesteding bedrijfsmatig efficiënter uit te dragen? Er wordt gezocht naar samenwerking. Voorbeelden daarvan zijn De Zompe met Maecon,  de fietsenstalling met TCR. Slim zijn met wat er is en samenwerken om kosten te delen. De Cliëntenraad informeert naar een noodscenario wanneer de bezuinigingen fors worden. De bestuurder zoekt dit in een flexibelere inzet.

De heer Witkam wil cliënten meer zelf laten klussen in hun woning of dagbesteding zodat dit minder kosten met zich mee brengt. De bestuurder vindt het een goed punt en onderzoekt de mogelijkheden. Een eigen technische dienst opzetten is bij gebrek aan kennis en kunde in relatie tot regelgeving niet wenselijk.
 
03.    MEDEDELINGEN
Mededelingen vanuit de Raad van Bestuur:  
 

De heren Maijs en Ouwerkerk hebben beide een stukje geschreven over het werkbezoek dat de Cliëntenraad aan diverse locaties heeft gebracht. De heer Witkam heeft foto’s gemaakt. In Arduin-online is straks te zien en te lezen dat deze dag een positieve indruk heeft achtergelaten. Mevrouw Van den Bos en de heer Van Akkeren vonden de lunch bij Dus Toch heel erg lekker.  

Tweewekelijks brengt de bestuurder een bezoek aan een woning. Door het mee-eten of koffiedrinken in een woning krijgt zij een goed beeld hoe de cliënten wonen en leven. Zij noemt dit zodat de cliënten hiervan op de hoogte zijn. Wanneer ze het leuk vinden dat mevrouw Van Belle op bezoek komt kunnen ze via het directiesecretariaat hiervoor een afspraak maken.

De volledige procedure kan in gang worden gezet zodat alle cliënten een brief zullen ontvangen. Mevrouw Van Belle vraagt aandacht voor de cursus stemmen voor cliënten bij de Academie.

In de Ouderbijeenkomst op dinsdag 15 juni a.s. wordt o.a. het sociaal netwerk cliënten geagendeerd. Mevrouw Klapwijk en de heren Lerech, Van Akkeren en Witkam zullen de bijeenkomst bijwonen. Als er aandacht is voor bepaalde onderwerpen kunnen deze worden doorgegeven aan de Bestuurder. 

Dit onderzoek gaat begin juni plaatsvinden. Ca. 110 cliënten worden benaderd. Zij mogen zelf beslissen of ze wel of niet willen meedoen. Arduin wil dit landelijke onderzoek stimuleren. Ook jongeren die geen alcohol en drugs gebruiken worden benaderd. Mevrouw Van den Bos vindt een dergelijk onderzoek erg belangrijk. Zij kent veel jongeren die genotsmiddelen gebruiken. Hoewel de heer Eeftens niet rookt kan hij wél meedoen aan het onderzoek. Alles wat de cliënt vertelt blijft anoniem. Er wordt dus niet gezegd wie wat heeft gezegd.

Mededelingen vanuit de Cliëntenraad:

De discussie in de onderlinge vergadering van de Cliëntenraad wordt voortgezet in de volgende vergadering omdat er op een gegeven moment alleen nog cliënten waren. De bedoeling is om met één gezamenlijk standpunt naar de Raad van bestuur te komen.

Deze is 15 april jl. digitaal ontvangen.
Mevrouw Scholz vindt het jammer dat de telefoonlijst van Arduin niet meer beschikbaar is. Cliënten hebben geen Pipa waarmee deze nu is te raadplegen. Voor LFB als onafhankelijke organisatie is inzage in een interne telefoonlijst niet toegestaan. Mevrouw Van Belle gaat kijken hoe dit opgelost kan worden en zal er snel over terugmailen.

De voorzitter stelt vast dat er veel overlijdensberichten de laatste twee maanden zijn ontvangen.

04.    INGEKOMEN STUKKEN

Dit is een verzoek aan Arduin om mee te doen met het onderzoek. ‘Zeg het ons’ is cliëntenraadpleging en loopt naast het prevalentieonderzoek naar alcohol en drugs van Taxus. De hoge kosten voor toetsingen vragen een goede afweging aan welke onderzoeken wordt meegewerkt. Er liggen inmiddels afspraken met ‘Zeg het ons’. Medewerkers van LFB werken mee aan de toetsing. Toetsing moet niet door mensen die bij Arduin werken.

De BOPZ reader kan duidelijkheid verschaffen over de vraag van de heer Van der Beek met betrekking tot separeerbeleid. Mevrouw Van Belle biedt aan dat iemand iets over dit onderwerp vertelt in een bijvoorbeeld een thematische bijeenkomst. Achtergrond voor het separeerbeleid  is veiligheid van mensen. Een woning met separeerruimte is altijd bemenst met minimaal 2 medewerkers. Orthopedagogen en managers kunnen bij calamiteiten altijd gebeld worden. Daarnaast zijn er signaleringsplannen waarbij de cliënt niet langer dan 10 minuten afgezonderd wordt. De signaleringsplannen laten een opbouw zien. In de opbouw kan bepaald worden tot extra inzet. Arduin is bezig met terugdringing van separeerruimtes.
Binnen de werkploeg (Torenweg) wordt inmiddels een andere werkwijze gehanteerd. Soms met hulp van CCE. In de Prelaatweg en de Hazenberg is veel personeel en veilige werkomstandigheden. De voorzitter informeert wat acceptabel is aan ongelukjes. Alles wordt gemeld aan MIC. De dag erop volgt evaluatie. Trends worden nauwlettend in de gaten gehouden. Iedere 3 maanden onderwerp van gesprek. Doelstelling is: er zijn altijd incidenten. Elke separeer wordt ervaren als een verliessituatie. De heer Van der Beek is kritisch over mogelijk te lange aanrijdtijden. Hiervoor zijn duidelijke protocollen.  Daarnaast volgt steeds evaluatie ook bij goede afloop van een incident. De BOPZreader geeft aan wat er minimaal aanwezig moet zijn en hoe te handelen.
De Cliëntenraad zal het onderwerp agenderen voor de onderlinge vergadering om met gerichte vragen aan de Raad van Bestuur te komen.

De heer Lerech zal zijn zorg ten aanzien van punt B per mailbericht aan de voorzitter zenden. 

Het thema voor de onderlinge vergadering van de Cliëntenraad van
8 september is integratie en veiligheid in samenleving. De bestuurder zal
mevrouw Delfsma vragen iets te vertellen over terugdringing vrijheids-
beprekende maatregelen.

          vrijheidsbeperking 
De Inspectie voor Gezondheidszorg heeft op 22 april jl. een bezoek gebracht aan de Prelaatweg. Arduin komt bijzonder positief uit het inspectiebezoek. Voorafgaand aan de start (2,5 maanden geleden) zijn trainingen gegeven om goed voorbereid aan de slag te gaan. Het onderzoek van de Inspectie heeft gestimuleerd om wijzigingen versneld door te voeren. Nu het resultaat goed blijkt kan het huidige aantal van 4 cliënten worden verbreedt naar 20 cliënten.

Gegadigden kunnen aan mevrouw Van Belle doorgeven of ze hieraan deelnemen.

05.    Nieuwe opzet vrijwilligers                                               
Het onderwerp wordt opgepakt als thema en zal worden geagendeerd voor de onderlinge vergadering van de Cliëntenraad.

06.    Concept-verslag Overlegvergadering Cliëntenraad en
         Raad van Bestuur op 24 maart 2010 + Actielijst        
- Naar aanleiding van:
Blz. 1 Persoonlijk plan/ondersteuningsplan
Het plan behoort het elk jaar met de cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordiger besproken te worden. Als dat niet zo is , is het nalatig. De cliënt heeft de mogelijkheid het plan niet te ondertekenen wanneer hij het er niet mee eens is; 
Blz. 2: punt 3.1. Nieuwe secretaresse.
Marjan Luyk voert voortaan het secretariaat van de Cliëntenraad;
Blz. 2: punt 3.5. De ouder bijeenkomst is verzet naar 15 juni 2010;
Blz. 3: punt 4.1. Het inspectierapport Westkapelle is net besproken. De tegenstrijdigheid notitie cameratoezicht (controle per half uur) heeft de bestuurder aan de orde gesteld. De Inspectie gaat daar opnieuw naar kijken;

Blz. 4: punt 4.2 laatste alinea.
De bestuurder zal de notitie over het gebruik van middelen en maatregelen in september toezenden;
Blz. 4: punt 4.3 jaarverslag MIC & M&M
Hoge score op de medische kant. Die cijfers zijn betrouwbaar, bij medicatie zitten inderdaad de meeste meldingen. Daar scherp op blijven. In evaluatie oktober meenemen of er een beter aantal meldingen is. Er is een werkgroep medicatie ten behoeve van o.a.  bewustwording rondom medicatie. Het blijft onder de aandacht;
Blz. 4: Notitie onderhoudsplan
Na aanleiding van een opmerking van de heer Van Akkeren zal mevrouw Van Belle informeren of er meer klachten zijn over Woongoed;
Blz. 5: Ondersteuningsplannen
‘Er valt winst te behalen’ wordt gezien als een open eind. De bestuurder geeft een toelichting over de stagnatie die wordt ervaren. Daarom is gekozen voor een pas op de plaats. Er is een ondersteuningsteam ingericht dat teveel in de beoordeling is gaan zitten. Uitzoeken waar het door komt en hoe het verder moet.
Blz. 6: punt 8.4. Protocol verhuizingen
Deze komt er niet. Helemaal dichttimmeren met procedures is niet nodig. Deze moeten dan vervolgens weer geauditeerd en getoetst worden. Een draaiboekje is voldoende. Deze wordt wel geëvalueerd.

Tekstueel:
Geen opmerkingen.

Het verslag wordt goedgekeurd.

Actielijst:
Punt 4:       er komt een nieuw voorstel;
Punt 7:       er is veel aandacht voor om samen met cliënten post door te
Nemen;
Punt 10:    evaluatie eenvoudig taalgebruik wordt aangehouden;
Punt 12:    terugkoppeling sportactiviteiten. Vragen over sport-mogelijkheden kunnen bij Geert Bouman neergelegd worden;
Punt 13:    verhoging waskosten gebeurt per 1 juni 2010. De afgelopen
maanden wordt de verhoging niet doorgevoerd;
Punt 19:    onderzoek ‘Zeg het ons’ loopt en kan van de actielijst af;
Punt 20:    wat als je geen PA-er hebt vinden we heel erg slecht.
Mevrouw Van Belle zoekt met het MT naar mogelijkheden of PA-ers niet zichtbaar moeten zijn op een lijst zodat daar door de cliënten zelf uit gekozen kan worden;
 
Punt 21:    sommige cliënten hebben geen inzage in hun persoonlijk
plan. Dat is bij Bob Schallock besproken. De actie is uitgezet
om dat nog dit jaar aan te pakken. Er vindt niet altijd een gesprek plaats voordat er getekend wordt. Cliënt moet dit ook  zelf goed in de gaten houden. Punt kan eraf;
Punt 26:    begrotingsvragen kan eraf.

07.    Rondvraag
Vraag van de heer Lerech genoteerd bij agendapunt 4.2.

08.    Sluiting
De heerTijstra bedankt iedereen dat zij de gelegenheid kregen bij deze vergadering aanwezig te mogen zijn. Mevrouw De Lange zag dezelfde onderwerpen op tafel komen die ook in de Raad van Toezicht aan de orde komen. Zij had het gevoel dat alle onderwerpen op tafel kunnen komen en dat alles op een open manier gaat. Zij zullen de vraag van de heer Witkam meenemen of leden van de Cliëntenraad ook een bezoek aan de vergadering van de Raad van Toezicht kunnen brengen.

De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng.