VASTGESTELDE NOTULEN OVERLEGVERGADERING CLIENTENRAAD / RAAD VAN BESTUUR ARDUIN op 21 oktober 2008

AANWEZIG:
Leden Cliëntenraad: de dames Goetheer, Van Voorst Vader, Westdorp en de heren Van Akkeren, Van der Beek, Boon, Ouwerkerk (aspirant lid)
Namens de Landelijke Federatie Belangenvereniging Onderling Sterk (LFB): de dames Lahr en Scholtz.
Leden RvB              : mevr. Van Belle en dhr. Van den Beemt (voorzitter)
Notuliste                   : mevr. Scheele

AFWEZIG:

01. OPENING
De heer Van den Beemt opent de vergadering en heet iedereen welkom.
Dit is zijn laatste overlegvergadering met de Cliëntenraad. Op vrijdag 31 oktober a.s. neemt hij afscheid als bestuurder van Arduin. Mevrouw van Belle volgt hem per 1 november op.

02. MEDEDELINGEN en vaststelling agenda:  
Mededelingen vanuit de Cliëntenraad:
De heer Boon stelt de heer Ouwerkerk voor als aspirant lid van de Cliëntenraad. Ook heet hij mevrouw Van Belle welkom als nieuwe bestuurder en overhandigt haar de folder: ‘Welkom bij de Cliëntenraad’. Deze folder wordt voor alle leden besteld.
Op 7 oktober jl. heeft de Cliëntenraad onderling overleg gehad. Hierbij was een afvaardiging van het Klaverblad en de Federatie van Ouderverenigingen aanwezig. Afgesproken is dat de heer Boon als agendalid voortaan het provinciaal overleg Cliëntenraden zal bijwonen.

Mededelingen vanuit de Raad van Bestuur:
Dagbesteding: vooruitlopend op agendapunt 11 zegt de voorzitter dat de heer Peeters, lijnmanager, de eerstvolgende vergadering aanwezig zal zijn om hierop een toelichting te geven.
Ontwikkelingen Arduinse School: komt aan de orde bij de rondvraag.

03. INGEKOMEN STUKKEN
Ingekomen stukken:
Stichting Mentorschap Zeeland, Uitnodiging voor de studiemiddag op donderdag 13 november a.s.: ‘Ik sta er niet alleen voor’. De heer Boon zal deze middag bezoeken.

04. VASTSTELLEN CONCEPT VERSLAG 3 september 2008
Naar aanleiding van:
blz. 2 : Thema Persoonlijke Ondersteuningsuitkomsten Schaal – POS:
‘de uitkomsten zijn betrouwbaar en valide’. Het woord valide betekent dat men aan de uitkomsten ook een waarde kan toekennen. 
Het onderwerp POS komt voortaan jaarlijks terug op de agenda.
blz. 4: Arduinse School
Scholing Persoonlijk Assistent – workshop ouders.
Vanuit de Cliëntenraad wordt opgemerkt dat deze cursus niet in het cursusaanbod staat. De bestuurder zal dit navragen.
Blz. 5: Cliëntenraad/Familievereniging
De Familievereniging moet gezien worden als een commissie van de Cliëntenraad.
De notulen worden vastgesteld.

Actielijst 3 september 2008:
Actiepunt: ‘Onderling Sterk’ vragen om een voorlichting te geven aan de Cliëntenraad wanneer er een nieuw onderzoek gestart gaat worden.
De bestuurder zegt dat LFB een zelfstandig instituut is. Zij moeten zelf zorgen voor de uitvoering van het onderzoek ‘Zeg het ons’. LFB gaat hiermee aan de slag.
Evaluatie van het convenant LFB-Onderling Sterk en Arduin zal na de afloop van het onderzoek plaatsvinden.
Actiepunt: Verhuisdatum locaties Keurhove en Prinsenhove.
Deze verhuizing is uitgesteld. De heer Van de Beemt gaat hierover overleggen met de wethouder, de heer de Vries.  Zodra de datum bekend is, informeert hij de Cliëntenraad.

05. T H E M A
- Kwaliteitsjaarverslag 2007
- Financieel jaarverslag 2007
- Brief Cliëntenraad aan CZ Zorgkantoor
Zoals afgesproken heeft de heer Boon de vragen vanuit de onderlinge Cliëntenraadvergadering per mail aan de heer Van den Beemt gestuurd. Deze mail wordt tijdens de vergadering aan alle aanwezigen uitgedeeld.
Aan de hand van deze mail geeft de bestuurder antwoord op de volgende vragen/opmerkingen:

Kwaliteitsjaarverslag 2007:
Blz. 7/8: daar worden bedrijven genoemd die aan Arduin gelieerd zijn (Stichting Arduintax, Reg. Ondersteuningsbureau b.v. en de Stichting Kringloopcentra Zeeland.)
Vraag: Wat is de juridische en economische status van deze bedrijven?  Aan wie zijn ze verantwoording verschuldigd? Maken deze bedrijven jaarverslagen? Is er een middelenstroom vanuit Arduin naar deze bedrijven?
Antwoord: Er is 1 Stichting Arduin met daarnaast een aantal bedrijven. Er is geen sprake van vermenging van financiële middelen. De Stichting Kringloopcentra Zeeland is een zelfstandig bedrijf, maar kan in de toekomst onderdeel worden van Arduin. De Gemeente Veere heeft zich teruggetrokken uit dit project, omdat Arduin weigerde garant te staan. Verdere ontwikkelingen afwachten, maar Arduin zal hierin geen risico’s nemen.
Vraag: Wat zijn de rol en positie van het ROB en de PA in dit proces?
Antwoord: In het jaarverslag staat dat ROB een aparte b.v. is. Dit klopt niet. De bestuurder gaat dit uitzoeken en aanpassen. ROB is een zelfstandig onderdeel binnen Arduin. Er is wel sprake van een functionele scheiding maar geen organisatorische scheiding. Het ROB is in feite ‘de poort’ waar iedere cliënt bij Arduin binnenkomt. Hier wordt de intake (kennismakingsgesprek) gedaan, het ondersteuningsprofiel voor de cliënt gemaakt, en krijgt de cliënt een Persoonlijk Assistent toegewezen. Op het ROB werkt 1 orthopedagoog.
Blz. 23: daar duikt een “Behandelcentrum Arduin” op.
Vraag: Wat is dit en hoe is de stand van zaken op dit moment?
Antwoord: Voor de LVG-cliënten (een specifieke groep cliënten met een specifieke hulpvraag) wil Arduin een behandelcentrum of observatiekliniek op starten. Een aanvraag voor 20 erkenningsplaatsen ligt bij het Ministerie. De bestuurder heeft met de Raad van Toezicht afgesproken dat hij een notitie maakt met 1e ideeën/structuur. Hij verwacht dat dit geen holdingstructuur gaat worden. Eerst afwachten of het Ministerie toestemming en geld geeft om dit behandelcentrum te starten. De bestuurder zal de Cliëntenraad op de hoogte houden en de notitie toesturen.
Blz 26: daar staat: ’Splitsing organisatie…..’, is na een grondige discussie niet doorgevoerd”. In de begroting 2008 is één van de doelen ”Een specialisatie vraagt om functionele verdeling van de organisatie”
Vraag: Wat is het verschil en hoe is de stand van zaken op dit moment?
Antwoord:  Dit is achterhaald. Nieuwe visie en structuur zijn in voorbereiding. Zodra er meer duidelijkheid is zal de bestuurder de cliëntenraad hierover informeren.
Blz. 36: bij de voorgenomen kwaliteitsverbetering 2008  komen de onderdelen “Vrijetijdsbesteding,Ouderenbeleid/Deeltijdarbeid” niet expliciet aan bod. Deze onderdelen liggen de Cliëntenraad na aan het hart.
Vraag: Welke acties worden er in 2008 op deze gebieden ondernomen?
Antwoord: Specifieke acties zijn niet nog genomen; de bestuurder denkt hier nog over na.  Wel worden steeds meer kleinschalige dagbestedings-projecten gestart en met succes (bijv. Atelier V, Sociëteit Vlasmarkt). Helaas heeft de opsplitsing naar kleinere eenheden de afgelopen tijd te weinig aandacht gekregen. Hierdoor is vertraging ontstaan in het proces dagbesteding.
Bijlage 2 (Personeel) blz.10: Het aantal vaste contracten daalt van 872 naar 821, terwijl het aantal tijdelijke contracten stijgt van 125 naar 216.
Vraag: Wat is hiervan de reden?
Antwoord: Medewerkers krijgen nu een jaarcontract aangeboden. Hierdoor is een vertekend beeld ontstaan.
Er worden veel personeelsgetallen gegeven. Naar de mening van de Cliëntenraad zou ook een overzicht van het aantal ft”s per functie niet mogen ontbreken, dit geeft veel inzicht in de organisatie (dus aantallen managers/orthopedagogen/gastvrouwen, enz.)
Antwoord: De ondersteuningsbehoefte voor de cliënten is wisselend. Het personeelsbeleid wordt hierop aangepast. Hierdoor ontstaat een constante stroom van personeelswisselingen. Dit is de reden dat binnen Arduin niet wordt gewerkt met fte’s. Voor de volgende vergadering levert de bestuurder informatie aan over de organisatie en de aantallen managers/orthopedagogen/gastvrouwen, enz.
In navolging van de personeelsgetallen is het ook informatief om inzicht te geven omtrent cliënten, zoals: aantal per leeftijdscategorie, ziekteverzuim, opgenomen vakantiedagen.
Antwoord: informatie over leeftijdopbouw is niet beschikbaar. Arduin stuurt op de individuele ondersteuningsbehoefte van de cliënt en die behoefte is niet leeftijdgebonden. Ziekteverzuim: Standaardregel binnen Arduin is als de dokter zegt dat de cliënt ziek is, dan is de cliënt ziek en blijft hij/zij thuis. Flexpool medewerkers worden dan ingezet. Als blijkt dat deze regel niet goed wordt nageleefd, dan moet de cliënt dit melden bij de PA-er/de manager. Soms vinden de cliënten het lastig om dit met de PA-er te bespreken. De cliënten zeggen dat er regelmatig discussie is over het wel/niet ziek zijn en ook over het opnemen van vakantiedagen. De bestuurder gaat dit navragen bij de managers.
In het Kwaliteitsjaarverslag wordt door de Cliëntenraad gemist aandacht voor de onderwerpen Veiligheid (niet de Arbo-wet veiligheid, maar bijv. de aanwezigheid van LVG jongeren binnen Arduin) en de Integratie in de samenleving, zoals het bevorderen van de interactie (hoe is het gesteld met de acceptatie van de cliënten, welke problemen zijn er en wat kan hieraan worden gedaan?)
Antwoord: De bestuurder zal in het volgende verslag een hoofdstuk schrijven over de onderwerpen Integratie en Veiligheid. Woningen moeten veilig zijn en Arduin heeft goede contacten met de politie. Afgesproken wordt dat hij nagaat of de problemen  rondom de woningen aan de Vlissingseweg zijn opgelost.   
De Cliëntenraad beveelt aan om iets op te nemen over de plaatsgevonden Ouderbijeenkomsten en eventuele toekomstige veranderingen hierin. 
Antwoord: In het volgende verslag komt iets over de nieuwe opzet ouderbijeenkomsten.
Besluit: De Cliëntenraad gaat akkoord met het Kwaliteitsjaarverslag 2007 met het verzoek aan de bestuurder om de bovenstaande aandachtpunten te verwerken in het volgende jaarverslag. De heer Boon schrijft een brief aan het Zorgkantoor.  

Financieel jaarverslag 2007:
De Cliëntenraad feliciteert de Stichting Arduin met het behaalde positieve resultaat.
In de vergelijking begroting-exploitatie 2007 valt op een ca. 2.1 mln. euro hogere inkomsten bij het toegekende WTG budget, maar een lagere salarispost van 0,8 mln. Blijkbaar is de groei van het aantal personeelsleden achter gebleven bij de aanwas van cliënten.
Vraag: Is dat waar? Zo ja, heeft dat niet tot problemen geleid? Hoe is het daarmee nu gesteld?
Antwoord: De kosten en de baten moet in de pas lopen. Soms is er te snelle groei van het aantal cliënten en te weinig personeel beschikbaar. Daarom is Arduin begonnen met een interne opleiding om zelf personeel op te leiden. Nu is er een redelijk evenwicht in de personele bezetting. Tijdens de volgende vergadering zal de bestuurder melden hoe groot het verloop onder het personeel is. 
Vraag naar aanleiding van het financieel jaarverslag en het krantenbericht over een miljoenen tekort in de halfjaarcijfers bij de Zorginstelling Philadelphia: Hoe zijn de halfjaarcijfers bij Arduin?
Antwoord: halfjaarcijfers 2008 worden met de volgende vergaderstukken meegestuurd en besproken.
06. Convenant LFB-Onderling Sterk en Arduin
Het verslag van de bespreking met LFB op 9 september jl. is met de stukken meegezonden. Tijdens dat gesprek is afgesproken dat in september 2009 weer een evaluatie zal plaatsvinden. Vooraf maken de cliënten een stappenplan. De heer Boon biedt de cliënten aan hierbij te willen helpen.  

07. Verkiezingen      
De Cliëntenraad stelt vast dat:
Volgens het reglement treedt aan het einde van 2008 de helft van de leden van de Cliëntenraad af. De aftredende leden kunnen zich weer herkiesbaar stellen. Aftredende cliënten en niet herkiesbaar zijn de dames Pikkaart en Westdorp. Dit geeft 2 vacatures.
Aftredende wettelijke vertegenwoordigers zijn mevrouw Van Voorst Vader en de heren Boon en Fey. Zij beraden zich over het wel of niet herkiesbaar stellen. Het lijkt erop dat hun keuze mede bepaald wordt of er voldoende nieuwe kandidaten zich aanmelden. Omdat er al een vacature was, zijn hier dus 4 vacatures. Afgewacht wordt of de heer Ouwerkerk, aspirant lid, zich kandidaat gaat stellen.
Ervan uitgaande dat er een Cliëntenraad blijft met dezelfde verdeling en aantal leden is het voorstel om aan de cliënten en wettelijke vertegenwoordigers (met uitzondering Borssele) een oproep te doen om zich te melden als kandidaat voor de Cliëntenraad.
De heer Van den Beemt zegt dat de verkiezingen een taak is van de Cliëntenraad. De heer Boon merkt op dat in de samenwerkingsovereenkomst dit anders beschreven staat.
Hij zegt ook dat in principe de kiesgroepen vastliggen. Als de Cliëntenraad besluit om de kiesgroepen los te laten, dan moet de Cliëntenraad dit in de aankondigingbrief verkiezingen melden. Mevrouw Westdorp zegt dat de cliënten vinden dat er geen onderscheid gemaakt moet worden tussen cliënten en wettelijke vertegenwoordigers. De cliënten zeggen: gelijkheid voor iedereen die stemrecht heeft. De cliënten hebben al 3 cliënten gevonden die belangstelling hebben om lid te worden van de Cliëntenraad.
Afgesproken wordt dat de Cliëntenraad een brief over de verkiezingen stuurt aan alle cliënten en wettelijke vertegenwoordigers. De kandidaatstelling afwachten en indien nodig komen er verkiezingen.
08. Jubilea cliënten
De heer Van Akkeren vertelt dat dit besproken is in de achterbanbijeenkomst. De cliënten zijn akkoord met het voorstel om 1 x per 5 jaar in ieder bedrijf een feest te organiseren. De bestuurder levert hiervoor een schema aan.
Afgesproken wordt om als het 1 jaar heeft gewerkt dit onderwerp weer even te bespreken.

09. Achterbanvergadering
De cliënten vinden dat de disco in het Spiegeltheater moet blijven en niet in de Hooizolder. Ook vinden zij dat de ‘oude’ disjockeys moeten blijven. Zij zijn een handtekenactie gestart en gaan deze aanbieden aan de manager.
De bestuurder zegt dat hij van de manager, mevrouw Delfsma, heeft gehoord dat er nog meer dingen spelen. Hij zegt toe na te denken over  aanpassing van de entreeprijs en de consumptieprijzen. Op 31 oktober a.s. gaat een groep cliënten de disco mee beleven in de Hooizolder. Dit agendapunt komt volgende vergadering terug.

10. Planning 2009 en Thema´s.
Afgesproken wordt dat voor de volgende vergadering wordt gemaakt:
- planning vergaderdata 2009 (op woensdag, aanvangstijd 19.30 uur)  
- lijst met Thema’s ter bespreking

11. Project Optimalisatie Dagbesteding
Dit onderwerp is al besproken.
                                                                                             
12. Rondvraag
- de heer Van den Beemt – Ouderbijeenkomsten:
Naar aanleiding van de laatste ouderbijeenkomsten vragen de voorzitters van de Familievereniging, Cliëntenraad en bestuurder zich af: hoe houden wij contact met de achterban? Hij stelt voor om 1 x per kwartaal met ongeveer 25 ouders in gesprek (Dialoog) te gaan met ook een lid van de Cliëntenraad erbij. Afgesproken wordt dit in 2009 te starten en na 1 jaar te evalueren.
De bestuurder gaat ook bekijken of er belangstelling is voor een Introductiebijeenkomst voor nieuwe cliënten. Deze onderwerpen komen volgende vergadering op de agenda terug
- de heer Van den Beemt – Arduinse School:
Er is een belangrijk besluit genomen: de Arduinse School wordt een Academie voor Kwaliteit van Bestaan. Waarom ?
1. Arduin heeft een POP-traject voor medewerkers en een Persoonlijk Ontwikkelplan voor cliënten. Het zou goed zijn om deze twee stromen aan elkaar te koppelen een verbinding aan te brengen. Hier moet een plan voor gemaakt worden. 
2.  Arduin wil cliënten en medewerkers laten leren. Een school is om kennis te delen, maar Arduin wil ook kennis verder ontwikkelen en onderzoek gaan doen.
3. Arduin wil ook kennis verspreiden en kennis van anderen binnenhalen.

De komende 5 tot 6 jaar is uitgetrokken om deze grote stap voorwaarts verder te ontwikkelen. Er wordt een Academieraad opgericht waarvoor ook een medewerker van de landelijke LFB wordt gevraagd. De officiële start zal plaatsvinden op vrijdag 31 oktober a.s. tijdens de opening. De bestuurder zal de Cliëntenraad van de verdere plannen op de hoogte houden. 

- dhr. Boon: vergaderdatum:
De datum voor het eerstvolgend onderlinge overleg CR wordt maandag 24 november a.s. in plaats van maandag 1 december.

13. Afscheid van de heer Van den Beemt
Mevrouw Westdorp overhandigt aan de nieuwe bestuurder informatie over de Cliëntenraad en heet haar officieel welkom als nieuwe bestuurder.

De heer Boon spreekt de heer Van den Beemt namens de Cliëntenraad toe ter gelegenheid van zijn afscheid als bestuurder. Hij blikt terug en spreekt zijn waardering uit over het vele werk wat de heer Van den Beemt voor Arduin gedaan heeft. Als dank overhandigt hij, namens alle leden van de Cliëntenraad, aan de heer Van den Beemt een cadeau en wenst hem nog veel mooie en gezonde jaren toe.

14. Sluiting
De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng.