AANWEZIG:
Vanuit de Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle (voorzitter)
Vanuit de Cliëntenraad: de dames Goetheer, Van den Bos (aspirant lid), en Westdorp en de heren Van Akkeren, Van der Beek, Boon,  Ouwerkerk (aspirant lid)  en Witkamp (aspirant lid).
Namens Landelijke Federatie Belangenvereniging Onderling Sterk:
de dames Lahr en Scholtz.
Notuliste: mevrouw Scheele
De heer De Putter, manager, is aanwezig om een toelichting te geven op de Begroting 2009.
AFWEZIG:
Vanuit de Cliëntenraad: de dames Van Voorst Vader en Bosscher (aspirant lid) en de heren Fey, Lebon en Tanihatu.

01.    OPENING
De voorzitter heet iedereen welkom en opent de vergadering.

02.    MEDEDELINGEN EN VASTSTELLING AGENDA
Mededelingen vanuit de RvB:   
- ROB b.v. - Qino
ROB (Regionaal Ondersteunings Bureau) is nu Qino (Kwaliteit in Ontwikkelingen) geworden. Qino is een b.v. met een specifieke taak: beheren licenties SIS (Support Intensity Scale) en deze verkopen aan andere organisaties.
Vroeger werden de indicaties cliënten gedaan door het ROB. Samen met MEE Zeeland is Arduin aan het onderzoeken of MEE Zeeland de indicaties voor Arduin kan gaan doen. Twee medewerkers van MEE Zeeland zijn hiervoor in training.  De PA-ers blijven onder Arduin vallen.
Naast Qino is er nog een aparte BV: Sytes BV. Dit is een samenwerkingsverband tussen drie organisaties: Arduin, MEE Zuid-Holland Noord en het organisatieadviesbureau J.J. Brouwer. Sytes heeft als taak het gedachtengoed van Arduin, 8 domeinen van Schalock, te bewaken.
Kortom: Qino beheert SIS en Sytes BV beheert de implementatie/scholing van het model Arduin.

Mededelingen vanuit de Cliëntenraad:
De heer Lebon is afwezig. Tijdens de eerstvolgende overlegvergadering wordt officieel afscheid genomen van Ruben als lid van de Cliëntenraad.   
De heer Boon deelt mee dat hij met de bestuurder heeft afgesproken dat, zowel de onderlinge- als de overlegvergadering, voortaan tot uiterlijk 21.30 uur zullen duren.

De agenda wordt niet gewijzigd.

03.    INGEKOMEN STUKKEN
3.1. Brief Dagbestedingsaanbod toegezonden aan alle ouders en
wettelijke vertegenwoordigers van cliënten.
De heer Ouwerkerk heeft als wettelijke vertegenwoordiger opmerkingen op deze brief. Hij mist de inhoudelijke informatie. De heer van Akkeren vond de brief net een ‘reisgids’ en dus een onduidelijke brief.
De bestuurder zegt toe de opmerkingen mee te nemen naar de manager, de heer Peeters. De respons op de brief was goed en sommige ouders hadden vragen. Zij legt uit dat het doel van de brief is een inventarisatie te maken van de dagbestedingswensen van alle cliënten. Geen aanbodgerichte lijst maar een vraaggestuurde lijst. Na invulling van de wensen worden de knelpunten besproken met de cliënt, PA-er en/of wettelijke vertegenwoordiger; samen zoeken ze dan naar een oplossing. De groepssamenstelling is dan een volgende stap. In 1e instantie wordt dus gekeken naar: Wat is voor jou als cliënt de optimale dagbesteding.
3.2. Adressenlijst leden Cliëntenraad.
Deze lijst zal worden aangepast en opnieuw worden toegezonden.
3.3. Overlijdensbericht.
De voorzitter heeft een overlijdensbericht ontvangen van mevrouw Willy van de Linde. Zij is overleden op 4 februari jl. en woonde op de locatie Herengracht in Middelburg.
3.4. De cliënten zeggen dat zij geen emailberichten krijgen over bijv. jubilea en overlijdensberichten. Afgesproken dat dit wordt uitgezocht.

04.    CONCEPT VERSLAG 15 december 2008
Inhoudelijk:
Blz. 2, agendapunt 04, concept verslag 03-09-2008
De verhuisdata van de locaties Prinsenhove en Keurhove zijn definitief. Alle betrokkenen krijgen hierover tijdig bericht.                                                            
Blz. 4. agendapunt 10, Ouderbijeenkomsten
Binnenkort gaat er een brief uit met informatie en een uitnodiging voor de ouderbijeenkomsten. De bestuurder heeft in overleg met de voorzitters van de Cliëntenraad en de Familievereniging gekozen voor een nieuwe opzet. In kleine groepen gaan wettelijke vertegenwoordigers met elkaar en met de bestuurder in gesprek om te kijken wat er leeft en hoe dit ingepast kan worden binnen Arduin.
Vanuit de Cliëntenraad zullen hierbij aanwezig zijn op:
Woensdag 15 april 2009, 12.00 uur – 14.30 uur  : de heer Boon
Maandag 20 april 2009: 18.00 – 20.30 uur: de heer Ouwerkerk
Woensdag 22 april 2009: 18.00 – 20.30 uur : mevrouw Goetheer
Mevrouw Westdorp vraagt aan de bestuurder of er ook voor de cliënten een Dialoog komt? De bestuurder begrijpt dat cliënten ook graag willen meepraten. Afgesproken wordt dat na de evaluatie van de ouderbijeenkomsten dit onderwerp in het najaar bekeken wordt. 
De ouderbijeenkomsten worden nu in kleine groepen gehouden en zijn bestemd voor wettelijke vertegenwoordigers.

De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld.

Samenvatting: ter informatie
Actielijst:
Actiepunt 11, uit vergadering 21 oktober 2008, Scholing Persoonlijk Assistent opnemen in cursusaanbod.
Na de eerstvolgende onderlinge CR-vergadering zal de CR hiervoor ideeën aanleveren aan de bestuurder. De bestuurder zal dit onderwerp bespreken met de Academie.

05.    T H E M A
05.1 Begroting 2009 + verkorte versie
De heer de Putter geeft een toelichting op de Begroting 2009. De Begroting laat zien wat de bestuurder van plan is om in 2009 te gaan doen en hoeveel deze plannen gaan kosten. Tijdens de onderlinge vergadering is al uitleg gegeven over de overgang van het oude systeem naar het nieuwe systeem met daarin de Zorgzwaartepakketten (ZZP’s). 
Verwacht wordt dat Arduin ook in 2009 geen geld hoeft in te leveren en dat is goed nieuws.

Twee belangrijke onderwerpen die in de Begroting 2009 opvallen zijn:

Uitleg op de vragen vanuit de Cliëntenraad over de Begroting 2009:
1. Academie
De Academie wil actiever worden in uitwisseling van kennis. De bestuurder gaat cliënten, medewerkers maar ook externe mensen meer betrekken bij de Academie. Dit kan door lezingen en publicaties, maar ook door het  cursusaanbod te evalueren en aan te passen. In maart zal de bestuurder een conceptplan voorleggen aan de Academieraad.
De mogelijkheden voor onderzoek heeft Arduin deels zelf in huis, maar worden ook extern uitgevoerd. Op advies vanuit de Cliëntenraad zal de bestuurder ook kijken naar:

Afgesproken wordt dat de bestuurder de Cliëntenraad op de hoogte zal houden van de verdere ontwikkelingen binnen de Academie.

2. Vervoerskosten
De vervoerskosten nemen nog steeds toe. Deze week is informatie verzonden over de wijzigingen in het woon/werkverkeer, vrijetijdsvervoer en de vervoerspassen. Er komen vaste ritten woon/werkverkeer. Individuele ritten alleen met toestemming van de manager. Voor specifieke vragen en knelpunten kan men terecht bij de manager.
Mevrouw v/d Bos vraagt waarom niet alle chauffeurs van TCR een uniform dragen? Dit kan verwarrend zijn. De heer de Putter vraagt dit na.

3. Huishoudgeld.
De bestuurder kan zich vinden in de argumenten en het voorstel van Cliëntenraad om het huishoudgeld te verhogen. Besloten wordt een verhoging van 3% met terugwerkende kracht tot 1 januari 2009.
De cliënten zeggen dat in sommige woningen huishoudgeld gespaard wordt. De bestuurder zegt dat het de bedoeling is dat huishoudgeld  wordt uitgegeven aan boodschappen e.d. Zij vraagt na hoe dit in de woningen geregeld is.

4. Ontspanning/Sporten
De heer Witkam weet dat er bezuinigingen zijn. Waarom dan sporten in een aparte sportzaal terwijl sporten bij een sportschool goedkoper is? De heer de Putter gaat dit uitzoeken.

5. Cliëntvriendelijke taal
De heer de Putter zal volgend jaar de begroting in een taal schrijven die ook goed leesbaar is voor de cliënten.

Cliëntenraad geeft een positief advies voor de begroting 2009.

05.2. Inspectie bezoek
Naar aanleiding van het Inspectiebezoek heeft Arduin een verbeterplan gemaakt. De Inspectie heeft dit plan goedgekeurd met opmerkingen over:

Na evaluatie van het verbeterplan zal de bestuurder de voortgang bespreken met de Cliëntenraad.

06. Jubliea cliënten - invulling
De Cliëntenraad gaat akkoord met het voorstel ‘5-jaar Viering Dagbesteding/Bedrijf Stichting Arduin’. 

07. Verkiezingen
De bestuurder en de voorzitter Cliëntenraad hebben dit onderwerp samen besproken. Zoals in de onderlinge vergadering afgesproken wordt het Verkiezingsreglement aangepast:

In de kiesgroep cliënten zijn er bij de verkiezingen 5 vacatures; alleen de heer Van Akkeren blijft lid van de Cliëntenraad.
Er zijn nog enkele knelpunten:
1. Kiesgroep cliënten: in het Verkiezingsreglement is niets geregeld voor wilsonbekwame meerderjarige cliënten.  Afgesproken wordt dat deze cliënten samen met hun wettelijke vertegenwoordiger en de PA-er hun stem uitbrengen. De bestuurder zal nagaan of dit de beste oplossing is.
2. Vacatures: wat doen we als er minder cliënten zich verkiesbaar stellen dan dat er vacatures zijn? Afgesproken wordt dat er dan een vacature open blijft. Kiesgroep wettelijke vertegenwoordigers: hierin zijn de intra- en extramurale plaatsen wel uitwisselbaar. 
Dus: het verkiezingsreglement wordt aangepast. Daarna worden de Verkiezingen georganiseerd.

08. Zeg het ons, Onderzoek
De bestuurder stelt voor om dit onderzoek uit te stellen tot eind 2009. Arduin gaat nu met de POS (Personal Outcome Scale) werken. Na 1 jaar wordt de POS geëvalueerd. Dat is een goed moment voor een onderzoek, zodat de uitkomsten naast elkaar gelegd kunnen worden. De Cliëntenraad stemt hiermee in.
In februari 2010 komt er een onderzoek Onderling Sterk.

09. Notitie LVG
De heer van der Beek heeft per brief vragen over de notitie LVG aan de bestuurder gesteld. De bestuurder beantwoordt deze vragen in algemene zin als volgt:

Omdat er nog geen plan op tafel ligt kan de Cliëntenraad nu nog geen advies geven. De cliënten zeggen dat de bestuurder goed naar de plannen moet kijken en niet alle LVG-ers ‘zomaar in een hokje moet stoppen’. Iedereen is toch immers gelijk! Ook vragen de cliënten of de bestuurder het plan in een makkelijke taal kan schrijven. 
Afgesproken wordt dat dit onderwerp de komende tijd iedere vergadering op de agenda komt. 

10. Rondvraag
10.1.De heer Ouwerkerk: Persoonlijk Plan. Na invoering van de nieuwe digitale versie blijkt de rapportage veel digitale beperkingen te hebben: bijv. de wettelijke vertegenwoordigers en logopedisten kunnen zelf geen informatie toevoegen, informatie dagbesteding ontbreekt nog steeds, wachtwoorden zijn gewijzigd, wettelijke vertegenwoordigers waren vooraf niet geïnformeerd. Hij wijst erop dat deze rapportage een belangrijk communicatiepunt rondom de cliënt is waarop alle betrokkenen informatie kunnen krijgen maar ook informatie over kwijt moeten kunnen. De bestuurder laat weten dat de overgang helaas niet goed is verlopen en biedt hiervoor haar excuses aan. Zij zal de aandachtspunten bespreken met de heer Van Loon en de heer de Putter (hij is vanaf 2009 verantwoordelijk voor de automatisering) en komt hierop terug. Bovendien regelt zij dat de alle wettelijke vertegenwoordigers geïnformeerd worden over het nieuwe systeem.
De problemen met het Persoonlijk Plan worden opgelost.
De heer Ouwerkerk: Verklaring afkortingen. Bij de volgende vergaderstukken zal een lijst worden meegestuurd.

10.2.De heer Boon: Rol Persoonlijk Assistent is het thema voor de eerstvolgende vergadering. 
10.3. Mevrouw v/d Bos: Veiligheid. Zij vraagt om te kijken naar de  veiligheid bij LétÉ. Volgens haar is de veiligheid voor de cliënten die vanuit Arduin bij LétÉ werken niet in orde. De heer de Putter gaat dit bekijken.
10.4. De heer Van Akkeren: De LFB gaat een onderzoek doen naar de rolstoeltoegankelijkheid van een aantal gebouwen. Na afloop van het onderzoek zal de LFB de bestuurder informeren.
Hij deelt aan alle leden de folder ‘Vind uw recht in de zorg’ uit.

11. Sluiting
De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng.